各院（部）：
为做好2013届本科毕业生的档案收集、整理、转递工作，使毕业生档案能够及时、准确地投递，按照学校有关文件精神，对做好2013届本科毕业生档案归档工作提出如下要求：
一、档案材料的收集工作
1、按照组织部的要求，各院（部）尽快做好毕业生党员和入党积极分子档案材料的归档工作。
2、毕业生档案材料，由各学院（部）毕业班辅导员负责收集。
3、需要收集的毕业生档案内容
①毕业生登记表（必须盖有院部公章）；
②学习成绩单（教学秘书转）；
③体检表（校医院转）；
④就业通知书；
⑤未归档的入党材料（以组织部要求为准）。
4、由各院（部）毕业班辅导员负责，将每位毕业生的成绩单、体检表、就业通知书及未归档的入党材料夹入其毕业生登记表中，以班级为单位，按学号顺序由小到大排列，以备装档。
二、档案材料的装档工作
1、按照党委学生工作部安排的装档时间，各院（部）指定一名老师负全责，由负责人带领相关的辅导员和教学办老师一起做好装档工作。要求毕业班辅导员必须到场，不允许学生参与装档。
2、各院（部）将准备好的归档材料与原有档案认真校对并一次性装档。装入什么档案材料，就在档案袋封皮上相关栏目前打“√”。在此过程中，装档人务必认真核对档案袋上的学生姓名与所装档案材料所属的学生姓名是否相符，杜绝档案材料错位现象。
三、档案材料的移交工作
装档工作完成后，学生工作部对每份档案进行审核，经审核无误后，填写《毕业生档案交接手续表》（一式两份），并由档案收集人、接收人签字。
档案工作责任重大，加上时间紧迫和档案室空间有限，要求各院（部）务必提前做好准备工作，在规定的装档时间内准确无误地完成装档、记录、交接等工作。具体装档时间另行安排。
四、需要注意的事项
1、所有需要毕业生填写的文字材料必须用黑色水笔填写，不能用圆珠笔填写。
2、归档材料上的签章必须齐全。
3、各院部核实的毕业生档案邮寄信息必须准确，一旦有误将导致退档。
4、凡2013年不能正常毕业的学生，其辅导员要及时告知档案室，暂不转递其档案，办理永久结业的毕业生除外。
5、除西部计划毕业生，学校原则上不留存毕业生档案。
6、毕业班辅导员应告知学生：离校三个月内，尽快查询自己的档案是否到达就业通知单上的派遣单位或原籍。若档案未到达派遣单位，可先到派遣单位所在地的人才交流中心查询，如仍未查到，请及时与学生工作部档案室联系，档案室工作人员将协助查询。
7、办理EMS查询时限为：从档案投递之日起一年以内，过时将不能办理EMS查询。
党委学生工作部
二�一三年六月十九日
