各院（部）：
为做好2018届本科毕业生的档案收集、整理、转递工作，使毕业生档案能够及时、准确地投递，按照学校有关文件精神，对做好2018届本科毕业生档案归档工作提出如下要求：
一、档案材料的收集工作
1、各院（部）尽快做好毕业生党员档案材料的归档工作。
2、毕业生档案材料，由各学院（部）毕业班辅导员负责收集。
3、需要收集的毕业生档案内容
①毕业生登记表（必须盖有院部公章）；
②加盖公章的学习成绩单（教学秘书转）；
③体检表（校医院转）；
④就业通知书；
⑤学士学位授予决定；
⑥近期转正尚未归档的党员材料。
4、由各院（部）毕业班辅导员负责，将每位毕业生的成绩单、体检表、学士学位授予决定、就业通知书及未归档的入党材料夹入其毕业生登记表中，以班级为单位，按学号顺序由小到大排列（按班级档案名单顺序），以备装档。
二、档案材料的装档工作
1、按照党委学生工作部安排的装档时间，各院（部）指定一名老师负全责，由负责人带领相关的辅导员和教学办老师一起做好装档工作。要求毕业班辅导员必须到场，不允许学生参与装档。
2、各院（部）将准备好的归档材料与原有档案认真校对并一次性装档。装入什么档案材料，就在档案袋封皮上相关栏目前打“√”。在此过程中，装档人务必认真核对档案袋上的学生姓名与所装档案材料所属的学生姓名是否相符，杜绝档案材料错位现象。
档案工作责任重大，加上时间紧迫和档案室空间有限，要求各院（部）务必提前做好准备工作，在规定的装档时间内按时、准确无误地完成装档工作。具体装档和封档时间另行安排。
三、需要注意的事项
1、所有需要毕业生填写的文字材料必须本人用黑色水笔填写，不能用圆珠笔填写。
2、归档材料上的签字、盖章必须齐全。
3、各院（部）要认真核对毕业生档案邮寄信息，避免退档现象。
4、凡2018年不能正常毕业经审批延读的学生，其辅导员要及时告知档案室，暂不转递其档案，办理永久结业的毕业生除外。
5、除西部计划毕业生，学校不留存毕业生档案。
6、毕业生档案用EMS邮寄，其查询时限为：从档案投递之日起一年以内，过时将不能办理查询业务。
党委学生工作部
二〇一八年六月十九日
