各院（部）：
为做好2024届毕业生的档案收集、整理、转递工作，使毕业生档案能够及时、准确地投递，按照学校有关文件精神，对做好2024届毕业生档案归档工作提出如下要求：
一、档案材料的收集工作
毕业生档案材料，由各学院（部）毕业班辅导员负责收集。
（1）6月25-28日正式装档、档案贴密封条并通过邮局EMS学生档案邮寄专用通道发走。期间院部需要收集的毕业生档案内容：
A、本科毕业生装档材料内容：
①学生档案表
②毕业生登记表（就业指导中心提供。表上必须盖有院部公章）；
③加盖公章的学习成绩单（院教学秘书处获得）；
④学士学位授予决定；
⑤党员、团员材料；
⑥第二课堂成绩单（校团委提供）；
⑦体检表（校医院提供）；
⑧评奖评优材料（校级及以上材料）。
注：由各院（部）毕业班辅导员负责，将每位毕业生的毕业生登记表、学士学位授予决定、党、团员材料、第二课堂成绩单、体检表、评奖评优材料夹入其有字一面向外对折的成绩单中，以班级为单位，按班级花名册顺序由小到大排列，以备装档。装档时间前来学生档案室后清点内容：高中材料，团员材料、普通高等学校招生考生电子档案---中国石油大学（华东）（加盖学校招生办章）、评奖评优材料（校级及以上材料）（已放进学生档案里）等。到学生档案室后，本科档案带需要更换学校统一的档案袋。
B、研究生/博士毕业生档案材料内容
①研究生入学材料（研究生录取登记表、推免材料）（硕、博）；
②研究生入学登记表（硕、博）；
③中期考核材料（硕、博）；
④毕业生登记表（硕、博）；
⑤学位审批材料（硕、博）；
⑥现实情况表现表；
⑦党员、团员材料；
⑧评奖评优材料（校级及以上材料）。
注：由各院（部）毕业班辅导员负责，以班级为单位，按班级档案名单顺序由小到大排列，以备装档。装档时间前来学生档案室后清点内容：高中材料，本科期间必备材料（针对研究生研究生）、硕士研究生必备材料（针对博士生博士生）、报考中国石油大学（华东）（硕、博）研究生现实表现情况、共度（硕、博）研究生录取登记表、评奖评优材料（校级及以上材料）（已放进学生档案里）等。硕士、博士研究生档案入学时已经更新学校统一档案袋，无需更新。
二、档案材料的装档工作
1、按照党委学生工作部（武装部）安排的装档时间，各院（部）指定一名老师负全责，由负责人带领相关的辅导员和院办、教学办老师一起做好装档工作。要求毕业班辅导员必须到场，不允许学生参与装档。
2、各院（部）将准备好的归档材料与原有档案材料认真校对并一次性装档。装入的档案材料，需要在档案袋封皮上对应栏目打“√”（党委学生工作部档案室提供档案袋，学生相关信息由装档人员自己用黑色笔来填写）。在此过程中，装档人员务必认真核对档案袋上的学生姓名与内部档案材料是否相符、一致性，杜绝档案材料错位现象。（备注：有升学外校学生的目标学校有调档函，将其下一栏撕下来后贴到档案袋上，还请涉及的学生辅导员提前收起调档函，做好准备工作）
档案工作责任重大，加上时间紧迫，档案室空间有限以及学院数量多，要求各院（部）务必按要求提前做好准备工作，在规定的装档时间内，按时、准确无误地完成装档、邮寄工作。
三、需要注意的事项
1、所有需要毕业生填写的文字材料必须本人用黑色笔填写，不能用圆珠笔填写。
2、归档材料上的签字、盖章必须齐全。
3、毕业班辅导员通知毕业生本人要认真核对个人提交的档案邮寄信息，避免退档或错寄现象。
4、凡2024年不能正常毕业，经审批延读的学生，其辅导员要及时告知学生档案室，暂不转递其档、办理永久结业的毕业生除外。毕业生有预授情况，按正常整理材料装档，邮寄环节时，辅导员与档案室交接暂存，7月初确认授予学位后，辅导员及时来档案室更换新的成绩单和装进学士学位授予决定。并及时之前准备好的地址面单邮寄走。
5、毕业生档案用EMS邮寄，根据邮政EMS的查询期限规定，从档案投递之日起一年以内可查询，一年后将无法在EMS系统查询。
党委学生工作部（武装部）
二〇二四年六月十三日
