各院（部）：
为做好2021届本科毕业生的档案收集、整理、转递工作，使毕业生档案能够及时、准确地投递，按照学校有关文件精神，对做好2021届本科毕业生档案归档工作提出如下要求：
一、档案材料的收集工作
1、毕业生档案材料，由各学院（部）毕业班辅导员负责收集。
2、2021届本科毕业生档案收集分两次。6月25日第一次正式装档需要收集的毕业生档案内容：
①毕业生登记表（必须盖有院部公章）；
②加盖公章的学习成绩单（教学秘书转）；
③学士学位授予决定；
④第二课堂成绩单；
⑤体检表；
7月份第二次正式装档需要收集的档案内容：就业通知书。
3、由各院（部）毕业班辅导员负责，将每位毕业生的毕业生登记表、学士学位授予决定、第二课堂成绩单、体检表夹入其有字一面向外对折的成绩单中，以班级为单位，按班级档案名单顺序由小到大排列，以备装档。第二次的就业通知书也是按此顺序准备。
二、档案材料的装档工作
1、按照党委学生工作部安排的装档时间，各院（部）指定一名老师负全责，由负责人带领相关的辅导员和教学办老师一起做好装档工作。要求毕业班辅导员必须到场，不允许学生参与装档。
2、各院（部）将准备好的归档材料与原有档案认真校对并一次性装档。装入什么档案材料，就在档案袋封皮上相关栏目前打“√”。在此过程中，装档人务必认真核对档案袋上的学生姓名与所装档案材料所属的学生姓名是否相符，杜绝档案材料错位现象。
档案工作责任重大，加上时间紧迫、档案室空间有限以及学院数量多，要求各院（部）务必按要求提前做好准备工作，在规定的装档时间内按时、准确无误地完成装档工作。具体装档和封档时间另行安排。
三、需要注意的事项
1、所有需要毕业生填写的文字材料必须本人用黑色水笔填写，不能用圆珠笔填写。
2、归档材料上的签字、盖章必须齐全。
3、毕业班辅导员通知毕业生本人要认真核对个人提交的档案邮寄信息，避免退档或错寄现象。
4、凡2021年不能正常毕业经审批延读的学生，其辅导员要及时告知档案室，暂不转递其档案，办理永久结业的毕业生除外。
5、毕业生档案用EMS邮寄，其查询时限为：从档案投递之日起一年以内，过时将不能办理查询业务。
党委学生工作部
二〇二一年六月二十三日
