各院部：
为规范做好2026级新生档案的收集、整理与归档工作，确保档案材料齐全完整、真实准确、安全保密，现将有关事项通知如下。
一、工作内容
各院部须收齐2026级新生档案，认真核查清点份数，逐项审查核对档案信息，重点确认档案材料是否属于学生本人。不属于该生本人的任何材料应及时取出并退还学生本人；对遗漏或缺失的材料须督促新生尽快补齐；对存疑或虚假档案应予以甄别；凡在入校前已破损或已被拆封的学生档案，一律不予接收。具体工作要求如下：
1、证件原件清退与复印件归档。档案中如有团员证、团校结业证、高考准考证、高校录取通知书、户口迁移证、团组织关系介绍信、党组织关系介绍信、奖状及证书等原件材料，须退还学生本人保管（上述材料的复印件应留存于学生档案内）。如学生单独携带“入团材料”，须将该材料装入学生档案袋。
2、档案袋更换与信息核对。各院部统一律使用中国石油大学（华东）学生档案袋（本科生档案袋/研究生档案袋），此档案袋更换学生原档案袋。原始档案袋不得丢弃，应将空白原档案袋字样朝外折叠后，与其内档案材料一并存入新档案袋内。在档案袋正面“学生档案一览表”处，根据档案内容逐项核对勾选。对无档案的学生，应建立新的学生档案袋，以备后续形成的档案材料归档，防止遗失。
3、入党材料暂存管理。新生档案中涉及的入党相关材料须取出，由学院统一保管，以备后期党员发展、转正及审核等使用，待学生毕业时一并归入档案。
4、排序与移交。档案整理、审核完毕后，按班级、学号由小到大的顺序排列，每个班级附一份班级花名册，以学院为单位前往学生档案室完成归档。花名册应与教务处花名册一致，表头标注专业班级（加粗），内容包括序号、学号、姓名、生源（省市）、备注，字号为小三号，承载1页、纵向排版。
5、本科学生归档材料。学生档案袋内须装入《2026级新生高考电子档案》表（由教务处招生办公室提供）。《学生档案表》由教务处学籍科提供（一式两份，学生毕业时一份装进学生档案里，一份移交学校档案馆）。注：各院部组织学生如实填写一式两份《学生档案表》，将其中一份待毕业时，统一到教务处学籍科盖章后装入学生档案（如学生发生学籍异动，须及时联系教务处，并在表格末页加盖公章，同时向学籍异动后的学院移交；如学生退学，该表按上述操作后，一份送交学生档案室装入学生档案内，另一份由学院联系学校档案馆移交留存）。
6、硕/博士研究生归档材料。学生档案袋内须装入《研究生登记表》、《硕士研究生录取登记表》、《现实情况表现表》、《博士研究生录取登记表》、《中期考核表》、《专业实践审批材料》、《报考攻读硕（博）士学位研究生登记表》等新增材料（这些材料均由研究生院提供）。
二、工作要求
各院部2026级新生辅导员负责做好学生档案的整理、审核和归档等工作。
各院部在前期审核新生档案时，须认真核对有无错装或漏装情况，发现问题及时处理。
本科生以班级为单位填写《本科生档案信息核对一览表》（附件1），以学院为单位填写《本科生档案未归档统计表》（附件2）。研究生以班级为单位填写《研究生档案信息核对一览表》（附件3），以学院为单位填写《研究生档案未归档统计表》（附件4）。学院前往归档时，须携带对应的附件1、2、3、4纸质版，与档案室工作人员办理交接手续。
归档工作拟于10月中旬启动（具体时间另行通知）。
如有不明事宜，请联系党委学生工作部学生档案室。
联系人:米娜 联系电话：0532-86981510
党委学生工作部学生档案室
2026年9月11日
